listopad 2020

Podobno nic dwa razy się nie zdarza. A jednak, wzrost zachorowań na Covid-19 spowodował, że kolejny raz salony, a czasem sypialnie zamieniły się w centra dowodzenia uzbrojone w skanery, szybkie łącza i smartfony załadowane po brzegi użytecznymi komunikatorami. Praca zdalna wydaje się stawać normą – wnioski z raportów określają ten model jako ułatwienie, oszczędność czasu i znaczny wzrost efektywności wykonywanych obowiązków. Jednak, czy to możliwe, a przede wszystkim skuteczne w branży transportowej?

Dla laika praca w spedycji i Home Office brzmią, jak oksymoron. Okazuje się, że pozory mylą, o ile firma i pracujący w niej zespół spedytorów są gotowi na nieoczekiwaną zmianę miejsc.

– Można i to z bardzo dobrym efektem o czym przekonaliśmy się podczas wiosennego lockdownu. Początek był poligonem doświadczalnym, ponieważ w pracy w spedycji ważna jest umiejętność szybkiego reagowania dlatego już w pierwszym momencie sięgnęliśmy po nowinki oferowane do smartfonów i pozostałych urządzeń. Dla utrzymania rytmu pracy kluczowe okazały się komunikatory oraz kanały do wykorzystania w komunikacji z zespołem i z kierowcami, których działania nie uległy zmianie. Potrzeba zmiany spowodowała, że stworzyliśmy proces, który poukładał modele komunikacji – wyjaśnia Mateusz Cymuta Lider Zespołu Transportu Bioenergii BFI.

Ten przede wszystkim przeformatował kontakty wewnątrz firmy weryfikując umocnienie relacji pomiędzy poszczególnymi członkami zespołów.

– Praca zdalna wymaga planowania w zakresie organizacji spotkań zespołu. Nic nie dzieje się ad hoc – nawet w przypadku „pożaru” nie możemy tak od razu zamknąć się w salce konferencyjnej. Palące tematy dyskutowaliśmy podczas telekonferencji i videorozmów i chociaż początkowo wszyscy mieliśmy wrażenie, że są sztuczne i wymagają więcej czasu szybko stały się normą – jest przekonany Mateusz Cymuta z BFI.

Bagaż doświadczeń i wnioski pozwoliły wypracować gdyńskiej spółce procedury, które dziś są ułatwieniem dla działań. Pozwalają na poczucie pewności i bezpieczeństwa, a takie nastawienie zespołu bezpośrednio przekłada się na relacje z przewoźnikami i klientami firmy.

– Dobrze zorganizowana komunikacja wewnętrzna jest podstawą do realizacji powierzonych zadań. Lockdown nie zmienił oczekiwań klientów – Ci ufając naszym kompetencjom są pewni, że rezultaty zostaną dowiezione na czas. Podobnie przewoźnicy, dla których chcemy być oparciem. Nasza stabilność kierunkuje ich działania, panika byłaby destrukcyjna dla prowadzonych na szeroką skalę transportów. Dlatego kolejnym etapem procesu była i jest informacja, którą BFI przedstawiła partnerom. Wiedza, w jaki sposób funkcjonuje firma pozwala utrzymać relacje bez zakłóceń – Partnerzy zyskują przekonanie, że niezmienny poziom obsługi jest gwarancją niezawodności z naszej strony – podkreśla Lider Zespołu. – Praca zdalna łączy, a nie dzieli. Wszyscy spotykamy się w jednym „okopie”, co zacieśnia relacje i powoduje, że rozmowy stają się łatwiejsze – przyznaje.

Obawy, że Home Office trudno traktować poważnie nie mają uzasadnienia. Dobrze dobrany zespół, jak w przypadku BFI nie potrzebuje wzroku szefa, jego członkowie rozumieją swój wkład w funkcjonowanie firmy i w siłę wzajemnych zależności.

– Wiosną skorzystaliśmy ze Slacka i za pośrednictwem tego komunikatora teraz też mamy ze sobą stały kontakt. Wiemy co się dzieje, gdy trzeba motywujemy się i wspieramy. Paradoksalnie szybciej domykamy zadania, ponieważ nikt nie spieszy się na autobus, a przerwa na kawę nie odrywa od rzeczywistości. W tej chwili pracujemy w systemie rotacyjnym 50 na 50 – dbając, aby osoby współpracujące ze sobą w obrębie mini zespołów w obu modelach pracy stale działały razem. Taki system jednocześnie zabezpiecza firmę na wypadek zachorowania – mówi Mateusz Cymuta z BFI.

– Jeśli obsługujemy Klienta na zasadach stałych linii i jeśli nie ma z jego strony sygnałów, że coś jest nie tak my robimy swoje, ponieważ nie możemy sobie pozwolić, aby przez pracę zdalną nastąpiły zakłócenia. To samo dzieje się w zakresie wewnętrznych spotkań i raportowania – wszystkie rzeczy, które odbywają się w biurze nie mogą się zatrzymać tylko dlatego, że pracujemy z domu. Jesteśmy przygotowani na dynamiczną końcówkę roku. W kontaktach z klientami przez pierwszą falę przeszliśmy tzw. suchą stopą, więc nie zakładam, że teraz coś się zmieni. Jedynym zagrożeniem jest lockdown po stronie klienta lub po stronie naszych dostawców – tłumaczy Lider Zespołu Bioenergii.

Nowa – stara sytuacja po raz kolejny wymaga natychmiastowego dostosowania. Pomogą w tym narzędzia, dzięki którym uda się pracować, jak w biurze. Ważne jest, aby działania zostały oparte na stworzonych w procesach ścieżkach postępowania, dzięki którym wszyscy wiedzą, jak zachować się w nietypowych momentach, a przygotowane scenariusze umożliwią niwelowanie potencjalnych perturbacji. Jeśli przygotujemy zespół możemy mieć pewność, że jego elastyczności stanie się atutem w zarządzaniu zaskakującymi wydarzeniami, a poczucie, że sytuacja jest pod kontrolą pozwoli nam normalnie funkcjonować.

BFI należy do najszybciej rozwijających się firm w branży transportu, spedycji i logistyki na Pomorzu. Spółka działająca w sektorze TSL skoncentrowała swoją uwagę na skuteczności w dowożeniu rezultatów dbając o najwyższy poziom satysfakcji współpracujących z nią Klientów i Partnerów, dla których realizuje dostawy w kraju oraz na terenie Unii Europejskiej.

Powstała w 2011 roku w Gdyni odpowiedzialnie i z zaangażowaniem świadczy usługi w trzech kluczowych specjalizacjach: ładunków sypkich, spaletyzowanych towarów neutralnych oraz w transporcie kontenerów morskich przy wykorzystaniu floty 150 samochodów własnych i kontraktowych.

Największym sukcesem BFI jest 30 osobowy zespół zaangażowanych specjalistów – doświadczonych i skutecznych w przewozach całopojazdowych, w transporcie kontenerów i specjalistycznych ładunków ADR w tym towarów sypkich z wykorzystaniem ruchomych podłóg i ładunków wymagających transportu w temperaturze kontrolowanej; zapewniając Partnerom najwyższy poziom obsługi, dzięki wiedzy wspartej technologią i nowoczesnym sprzętem.

Założycielami BFI są pan Łukasz Perkowski i pan Piotr Ostromęcki.